Procedimiento de oficina

Empresa: Organización o institución dedicada a actividades económicas o comerciales para satisfacer necesidades de servicio.

Recursos de una empresa: Son todos aquellos elementos que  se requieren para que una empresa pueda lograr sus objetivos.

Clasificación de los recursos

Recursos humanos: Es el factor principal en la marcha de una empresa.

Recurso financiero: Es el recurso propio y ajeno de carácter económico y monetario.

Recursos materiales: Son aquellos bienes tangibles, propiedad de la empresa.

Recursos tecnológicos: sirve como herramienta e instrumento auxiliar en la coordinación de otros recursos. Ejemplo: sistemas de producción y de venta.  

Oficina: Lugar de trabajo  de cualquier ejecutivo más que su lugar de trabajo es su segunda casa.

Elementos de una oficina:

REDACCIÓN

DEFINICIONES DE REDACCIÓN

QUE ES REDACCIÓN?

Por redacción se entiende a todo aquel elemento escrito que haya sido redactado y realizado por una persona. La redacción puede darse de muchas diferentes maneras y con muchos diferentes estilos dependiendo del tipo de información que se quiera describir, del momento, del espacio, del público y de muchas otras cosas. El acto de redactar es, en otras palabras, poner por escrito algo que se vivió o algo que se quiere contar.

             ¿QUE ES REDACTAR?

Redactar es poner en orden, una compilación donde se pone por escrito algo sucedido, acordado o pensado con anterioridad, muy diferente de simplemente escribir (aunque se utilice ya como un sinónimo) o de hablar.

La redacción tiene ciertas cualidades muy importantes, la concreción, la claridad, la adecuación, la ordenación funcional (coherencia), originalidad (cero copy and paste) y su actualidad (si se trata de un artículo o de una opinión).

    ¿QUE ES COMUNICACIÓN?

La comunicación es el proceso mediante el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o significados que son comprensibles para ambos.

¿QUE ES CARTA COMERCIAL?

Es una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc.  Tiene importancia ya que contribuye a crear una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.

ZONAS DE UNA CARTA

Zona 1:  Espacio destinado para el membrete  que incluye razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y número de identificación tributaria

Zona 2 espacio para la impresión  de dirección , correo electrónico, sitio web, fax, teléfono lugar de origen y país.

 Zona 3 espacio destinado al registro y redacción  del documento 

MÁRGENES DE UNA CARTA

Se recomiendan los siguientes:

  Superior entre 3 y 4 cm

  Inferior entre 2 y 3 cm

  Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm

  Lateral derecho entre 2 y 3 cm

PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL

Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado    ...  puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos. La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo.

Para empezar, distinguiremos tres etapas en el proceso de elaboración:

Los pasos previos,

La redacción del borrador

La revisión.

Estilos de las cartas

ESTILOS DE CARTAS

* Estilo Bloque Extremo: es el estilo más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.

* Estilo Bloque: este estilo es muy parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha, la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el centro horizontal del papel.

* Estilo Semibloque: es el estilo más elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.

¿QUE ES CARTA PERSONAL?

Se utilizan para mantener comunicación con gente conocida con la que se tiene confianza, familiares y amigos. En ella se utiliza el lenguaje informal y coloquial. En ella se transmiten acontecimientos, sentimientos y pensamientos. La estructura de este tipo de carta no es tan rígida como en el caso de cartas formales. Comunicación entre dos personas que se conocen y en la que el tema a tratar permite la utilización de un lenguaje informal.

Partes de la carta personal

PARTES DE UNA CARTA PERSONAL

Para escribir una carta personal hay que tener en cuenta varios factores. Tenemos que seguir una disposición adecuada respetando las distintas partes en que se suelen estructurar este tipo de cartas. El lenguaje también deberá corresponder con el tipo de relación que se tenga con el destinatario.

Las cartas personales se pueden dividir en las siguientes partes:

Encabezamiento: en el margen superior izquierdo se escribe tanto el lugar como la fecha en que se redacta la carta. También se puede incluir el nombre o la dirección del receptor. Ejemplo:

29 de febrero de 2008.

Emilda Meléndez

Avenida Esmeralda, 421

Guaynabo, Puerto Rico 00969

Saludo: hay varias formas de expresar el saludo; por lo general se hace usando querido/querida, aunque, dependiendo del grado de confianza que se tenga con el destinatario, se puede emplear desde un simple hola hasta otros saludos más formales del tipo estimado/estimada, etc. Ejemplo:

Queridísima Madre:

Cuerpo: en esta parte se redacta la información que se quiere transmitir. Normalmente se empieza con un párrafo introductorio sobre el objeto de la carta. Ejemplo:

Por fin he encontrado un poco de tiempo para poder contarte todo lo que me ha pasado en estas últimas semanas. Desde que te fuiste a Guaynabo he estado muy ocupado en el trabajo. Además he decidido que me voy a mudar a un lugar mas grande, por eso llevo todos estos días sin parar de buscar anuncios de apartamentos por las zonas que más me gustan de Hato Rey...

Despedida y firma: existen diferentes formas para despedirse por escrito según el tipo de relación que tengan los interlocutores. Las más comunes suelen ser: con cariño, un abrazo, atentamente, un saludo... Ejemplo:

Un fuerte abrazo de tu hijo, Armando.

Posdata: en ocasiones se puede añadir una posdata al final de la carta en la que se recuerda o se incluye alguna información puntual o que se nos haya olvidado escribir en la parte del cuerpo de la carta. Se indica con la abreviatura P.D. 

TIPOS DE CARTAS

Carta de pedido: Es la misiva que envía el comprador al vendedor, cuando le es conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, etc.

Carta de reclamo: Las cartas de reclamación son redacciones escritas con el fin de transmitir una queja o demanda por un mal servicio o incumplimiento de lo acordado.

Carta de cotización: Es la comunicación con que las empresas con que las empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del producto consultado. 

Carta de cobranza: La carta de cobranza, usualmente es usada para recordatorio o notificación de adeudo o morosidad por falta de pago, ya sea a una institución bancaria, mueblaría, automotriz, etc.