Gestión documental

Archivo: un archivo es un conjunto de información vinaria es decir un conjunto que va de 0 a 1. Este puede almacenarse para mantener un registro de esta información.

Archivística: la archivística o archivología es el estudio teórico y practico de los principios, procedimientos y problemas al almacenamiento de documentos, buscando que dicha documentación se mantenga en el tiempo, puede ser consultada y clasificada.

Archivista: persona que después de efectuar los estudios teórico-prácticos sobre el manejo, cuidado y ordenamiento de archivos y documentos, ha recibido el correspondiente título de archivador.

Clases de archivos

Archivo de gestión de oficina: es donde reposan los documentos generados en los procesos de gestión administrativa, la permanencia de la documentación en este depende fundamentalmente del trámite y de las normas internas  indicadas en las TRD. Para luego decidir su traslado  al archivo central.

Archivo central o intermedio: a este archivo son transferidos los documentos de los archivos de gestión cuya consulta no es tan frecuente, es decir, cuando están en su segundo siglo de vida (semiactivos). El archivo central deberá consultar tanto a las oficinas productoras como al público en general de acuerdo a las normas que regulen.

Archivo histórico o permanente: aquel el cual se transfieren al documento del archivo, debe conservarse permanentemente dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Al transferir la documentación al archivo histórico se debe cotejar con el inventario para incorporar al fondo documental correspondiente, señalándole la asignatura topográfica.

Archivador: carpeta o mueble que sirve para guardar papeles  de un modo ordenado y por separado.

 Procedimiento para archivar:

Inspeccionar: al iniciar el proceso de archivar, es indispensable revisar todos los documentos.

Clasificar: después de concluido el anterior procedimiento, se determina el nombre, numero o fecha, bajo el cual se organizara la documentación que se va archivar  y se hacen grupos homogéneos.

Marcar: definida la forma de clasificación de los documentos, se señala  el nombre, el número o fecha por el cual se organiza el documento.

Distribuir: se ordenan dentro de cada grupo los documentos, siguiendo el orden cronológico ascendente para facilitar la distribución preliminar de los documentos, se puede utilizar el clasificador.

Archivar: finalmente  se ubican los documentos en el legajo de carpeta correspondiente.

Documento: un documento es toda la información soportada en un medio físico  (papel u otros). 

Los documentos pueden venir en: papel, cintas (cased, video), medios magnéticos (CD, DVD, USB), otros (sellos, monedas, impresiones).