Procedimiento de oficina
Empresa:
Organización o institución
dedicada a actividades económicas o comerciales para satisfacer necesidades de
servicio.
Recursos
de una empresa: Son todos
aquellos elementos que se requieren para
que una empresa pueda lograr sus objetivos.
Clasificación
de los recursos
Recursos
humanos: Es el factor principal en la
marcha de una empresa.
Recurso financiero: Es el recurso propio y ajeno
de carácter económico y monetario.
Recursos materiales: Son aquellos bienes
tangibles, propiedad de la empresa.
Recursos tecnológicos: sirve como herramienta e
instrumento auxiliar en la coordinación de otros recursos. Ejemplo: sistemas de
producción y de venta.
Oficina: Lugar de trabajo de cualquier ejecutivo más que su lugar de
trabajo es su segunda casa.
Elementos de una oficina:
REDACCIÓN
DEFINICIONES DE REDACCIÓN
QUE ES REDACCIÓN?
Por redacción se entiende a todo aquel elemento
escrito que haya sido redactado y realizado por una persona. La redacción puede
darse de muchas diferentes maneras y con muchos diferentes estilos dependiendo
del tipo de información que se quiera describir, del momento, del espacio, del
público y de muchas otras cosas. El acto de redactar es, en otras palabras,
poner por escrito algo que se vivió o algo que se quiere contar.
¿QUE ES REDACTAR?
Redactar es poner en orden, una
compilación donde se pone por escrito algo sucedido, acordado o pensado con
anterioridad, muy diferente de simplemente escribir (aunque se utilice ya como
un sinónimo) o de hablar.
La redacción tiene ciertas cualidades
muy importantes, la concreción, la claridad, la adecuación, la ordenación
funcional (coherencia), originalidad (cero copy and paste) y su actualidad (si
se trata de un artículo o de una opinión).
¿QUE ES COMUNICACIÓN?
La comunicación es el proceso mediante
el cual el emisor y el receptor establecen una conexión en un momento y espacio
determinados para transmitir, intercambiar o compartir ideas, información o
significados que son comprensibles para ambos.
¿QUE ES CARTA COMERCIAL?
Es
una comunicación que tiene carácter documental y utilizan las empresas para
ponerse en contacto con los clientes, proveedores, entidades, etc. Tiene importancia ya que contribuye a crear
una imagen de la empresa y ayuda a coordinar actividades comerciales. Se
realizan cartas para ofrecer productos, notificar promociones, realizar
pedidos, solicitudes, demandas de pagos, presentación de personas, etc.
ZONAS DE UNA CARTA
Zona 1: Espacio
destinado para el membrete que incluye
razón social, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y número de
identificación tributaria
Zona 2 espacio
para la impresión de dirección , correo
electrónico, sitio web, fax, teléfono lugar de origen y país.
Zona 3 espacio
destinado al registro y redacción del
documento
MÁRGENES DE UNA CARTA
Se
recomiendan los siguientes:
Superior entre 3 y 4 cm
Inferior entre 2 y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 y 4 cm
Lateral derecho entre 2 y 3 cm
PROCESO DE ELABORACIÓN DE LA CARTA COMERCIAL
Para lograr cartas eficaces, tendremos
que escribirlas con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un
escrito rutinario, mal redactado, inadecuado
... puede lograrse un efecto
contrario al que pretendemos. La redacción de las cartas comerciales no
tiene por qué ser una tarea aburrida o carente de creatividad. Podemos dar a
nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender
practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo.
Para empezar, distinguiremos tres
etapas en el proceso de elaboración:
Los pasos previos,
La redacción del borrador
La revisión.
Estilos de las cartas
ESTILOS
DE CARTAS
* Estilo Bloque Extremo: es el estilo
más fácil y cómodo por cuanto todas las líneas se escriben comenzando en el
margen izquierdo del papel. Con este estilo siempre se escribe a espacio
sencillo; entre cada párrafo se dejan dos espacios verticales.
* Estilo Bloque: este estilo es muy
parecido al bloque extremo. La diferencia consiste en que la línea de la fecha,
la de despedida, la de antefirma y las de firma se escriben comenzando desde el
centro horizontal del papel.
* Estilo Semibloque: es el estilo más
elegante y uno de los más usados en el Comercio. Este estilo mantiene las
mismas características del estilo bloque y se distingue porque cada párrafo
comienza dejando una sangría de cinco a diez espacios.
¿QUE
ES CARTA PERSONAL?
Se utilizan para mantener comunicación
con gente conocida con la que se tiene confianza, familiares y amigos. En ella
se utiliza el lenguaje informal y coloquial. En ella se transmiten
acontecimientos, sentimientos y pensamientos. La estructura de este tipo de
carta no es tan rígida como en el caso de cartas formales. Comunicación entre
dos personas que se conocen y en la que el tema a tratar permite la utilización
de un lenguaje informal.
Partes de la carta personal
PARTES
DE UNA CARTA PERSONAL
Para escribir una carta personal hay
que tener en cuenta varios factores. Tenemos que seguir una disposición
adecuada respetando las distintas partes en que se suelen estructurar este tipo
de cartas. El lenguaje también deberá corresponder con el tipo de relación que
se tenga con el destinatario.
Las cartas personales se
pueden dividir en las siguientes partes:
Encabezamiento: en el
margen superior izquierdo se escribe tanto el lugar como la fecha en que se
redacta la carta. También se puede incluir el nombre o la dirección del
receptor. Ejemplo:
29 de febrero de 2008.
Emilda Meléndez
Avenida Esmeralda, 421
Guaynabo, Puerto Rico 00969
Saludo: hay varias formas
de expresar el saludo; por lo general se hace usando querido/querida, aunque,
dependiendo del grado de confianza que se tenga con el destinatario, se puede
emplear desde un simple hola hasta otros saludos más formales del tipo
estimado/estimada, etc. Ejemplo:
Queridísima Madre:
Cuerpo: en esta parte se
redacta la información que se quiere transmitir. Normalmente se empieza con un
párrafo introductorio sobre el objeto de la carta. Ejemplo:
Por fin he encontrado un
poco de tiempo para poder contarte todo lo que me ha pasado en estas últimas
semanas. Desde que te fuiste a Guaynabo he estado muy ocupado en el trabajo.
Además he decidido que me voy a mudar a un lugar mas grande, por eso llevo
todos estos días sin parar de buscar anuncios de apartamentos por las zonas que
más me gustan de Hato Rey...
Despedida y firma: existen
diferentes formas para despedirse por escrito según el tipo de relación que
tengan los interlocutores. Las más comunes suelen ser: con cariño, un abrazo,
atentamente, un saludo... Ejemplo:
Un fuerte abrazo de tu
hijo, Armando.
Posdata: en ocasiones
se puede añadir una posdata al final de la carta en la que se recuerda o se
incluye alguna información puntual o que se nos haya olvidado escribir en la
parte del cuerpo de la carta. Se indica con la abreviatura P.D.
TIPOS DE CARTAS
Carta de pedido: Es la misiva que envía el comprador al vendedor, cuando le es
conveniente la cotización recibida. Se debe redactar señalando con mucha
claridad la mercadería que se requiere, cantidad, calidad, embalaje, etc.
Carta de reclamo: Las cartas de reclamación son redacciones escritas con
el fin de transmitir una queja o demanda por un mal servicio o incumplimiento
de lo acordado.
Carta de cotización: Es la comunicación con que las empresas con que las
empresas proveedoras responden las consultas planteadas por los posibles
compradores. Esta carta contiene todas las especificaciones del
producto consultado.
Carta de cobranza: La carta de cobranza, usualmente es usada para
recordatorio o notificación de adeudo o morosidad por falta de pago, ya sea a
una institución bancaria, mueblaría, automotriz, etc.
